Tratamiento de Datos | Carmax Colombia

Politica de Tratamiento de Datos

1. INTRODUCCIÓN 

 

Carmax H Ariza & CIA SAS garantiza la protección de los derechos de Hábeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre, e imagen, y con tal propósito todas las actuaciones se regirán siempre por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

En ejercicio de sus funciones y actividades ocasionales o permanentes. Carmax H Ariza & CIA SAS puede actuar como Responsable del tratamiento de datos personales, por esta razón y para dar cumplimiento a la ley 1581 de 17 de Octubre de 2012 en consonancia con el Decretos Único 1074 de 2015, se expide la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual busca dar a conocer a los interesados los principios y directrices que guían el tratamiento de datos personales al interior de la organización, logrando de esta forma fortalecer la confianza en los titulares cuando aquellos entreguen sus datos personales a Carmax H Ariza & CIA SAS para su tratamiento.

La presente Política será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS NIT. 830.093.526-1, domiciliada en la ciudad de Bogotá, sede Principal: en la Av. Boyacá No 128ª -19 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono (+57 316 470 3013) y correo electrónico: contacto@carmaxcolombia.com.co

2. OBJETO

 

La presente política de HABEAS DATA, tiene por objeto ser un documento de consulta y una herramienta de trabajo para todos los funcionarios y vinculados de la compañía, que permita conocer las políticas, procedimientos y controles para la administración del sistema de protección de datos personales, con el fin de que se mitiguen los diferentes factores de riesgo y consecuentemente la posibilidad de que se presenten fugas de información o acarrear sanciones  de parte de la superintendencia de industria y comercio.

3. RECEPTORES

 

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.

La política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a Carmax H Ariza & CIA SAS, cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas que de alguna forma tengan conocimiento por el hecho de administrar las Bases de Datos Personales que en el ejercicio de la Actividad económica que ejerce Carmax H Ariza & CIA SAS obtenga en desarrollo de las diferentes etapas de cada negociación.

4. ALCANCE

 

Obtener un procedimiento ideal  para dar solución a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, y demás personas que tengan interés en los datos entregados.

5. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

 

5.1 DATOS SENSIBLES

 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

 Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los

5.1.1 AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

 

  • En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, Carmax H Ariza & CIA SAS, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios ofrecidos.

5.2 TRATAMIENTODE DATOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

  • Cuando Carmax H Ariza & CIA SA realice el tratamiento de datos personales de menores de edad, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores, y solicitará las respectivas autorizaciones a los representantes o tutores de los menores, además de adecuar las medidas de seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad y reserva de sus datos personales.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

 

6.1 TRATAMIENTO Y FINALIDADES A LAS QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

 

Carmax H Ariza & CIA SAS tiene presente que los datos personales son siempre de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, Carmax H Ariza & CIA SAS hace uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En todo caso, y para aquellos datos que no sean de naturaleza pública, los mismos solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. Particularmente las finalidades para las que son empleados los datos al interior de Carmax H Ariza & CIA SAS.

6.2 SUJETOS SUSCEPTIBLES DEL TRATAMIENTO DE  DATOS PERSONALES

6.2.1 Trabajadores

 

La información de los trabajadores, incluida la de aquellos que participen en proceso de selección, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el trabajador o colaborador y particularmente para:

  • Administrar la relación laboral.
  • Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
  • Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
  • Emitir certificados laborales, y brindar referencias laborales a quien las solicite.
  • Realizar los registros contables que obliga la ley.
  • Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la organización.
  • Llevar registro de participación en capacitaciones.
  • Contactar a familiares en casos de emergencia, o para el desarrollo del proceso de inducción a la organización.
  • Datos de especial cuidado, como los pertenecientes a los hijos de los trabajadores, solo serán tratados con la finalidad de realizar las diferentes afiliaciones propias del proceso de selección, y permitir su participación en eventos de bienestar.
  • Datos personales como la imagen, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos, así como registrar la realización de reuniones, talleres o eventos y ser publicada en la página web de la empresa y/o sus redes sociales.
  • Datos personales como la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de reuniones, talleres o eventos.
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de controlar el ingreso y salida de las instalaciones de la organización, así como para acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
  • La información en general del trabajador podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS
  • La información en general del trabajador podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los trabajadores para dar 
  • cumplimiento a algún propósito legal, o con empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la participación en beneficios.
  • La información en general del trabajador podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional. 
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad

6.2.2 Participantes en proceso de selección o aspirantes

 

La información de los aspirantes será tratada con la finalidad de seleccionar personal para la organización y finalmente concretar una relación laboral entre el aspirante y Carmax H Ariza & CIA SAS y particularmente para:

  • Permitir el desarrollo de los procesos de selección de la organización.
  • Hacer exámenes médicos de ingreso.
  • Participar en las pruebas psicotécnicas, psicofísicas.
  • Realizar rectificación de referencias. estudio de seguridad y visita domiciliaria.
  • Contactar al participante e informarle de la oferta laboral propia del proceso de selección al cual haya aplicado el aspirante.
  • La información en general del aspirante podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS
  • La información en general del aspirante podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los aspirantes para dar cumplimiento a algún propósito legal, o con empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la participación en beneficios.

Para el caso de los aspirantes, la información personal será conservada por el término de seis (6) meses, contado a partir del momento que el aspirante haya finalizado su participación en el proceso de selección al cual aplicó, considerando además las circunstancias legales o contractuales que pudieran hacer necesario el tratamiento por un término adicional.

6.2.3 Proveedores y Contratistas

 

Lo información de los proveedores o contratistas personas naturales, será trotado con la finalidad de administrar lo relación contractual entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el proveedor, y particularmente para:

  • Verificar la idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, y/o sus trabajadores.
  • Permitir la perfección de la relación contractual que lo vínculo con Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Formalizar y cumplir con lo documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas.
  • Cumplir las obligaciones a cargo de lo organización, determinadas por lo ley o que hayan sido impartidos por autoridades competentes.
  • Permitir lo ejecución del objeto social contratado.
  • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
  • Requerir en caso de aclaraciones o garantías.
  • Realizar los registros contables que obliga la ley.
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.
  • Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Proveedores y Contratistas.
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
  • La información en general del proveedor podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS
  • La información en general del proveedor podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los proveedores para dar cumplimiento a algún propósito legal.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
  • En caso en que Carmax H Ariza & CIA SAS requiera realizar tratamiento de datos personales a través de video o grabación para dar continuidad con los tramites de vehículos usados, es particularmente para:   
  • Captar, tomar, almacenar y usar imágenes tales como el documento de identidad que se exhibe a la cámara, fotografías personales como la que se encuentra en la cédula de ciudadanía, la huella digital que se encuentra en el documento de identidad, video y la grabación del titular de la información.
  • Captar, tomar, almacenar y usar videos, grabaciones, imágenes o fotografías del vehículo usado, que pretende adquirir Carmax H Ariza & CIA SAS., como constancia del estado físico y mecánico, así como la entrega del automotor.
  • Captar, tomar, almacenar y usar la imagen o fotografía de la firma personal enviada a Carmax H Ariza & CIA SAS a través de cualquier documento en formato PDF o JPG o cualquier otro formato que esté vinculada o relacionada con la compra del vehículo usado.

Para el caso de los proveedores o contratistas, la información personal será conservada por el tiempo que se encuentren vigentes los contratos celebrados entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el proveedor, más cinco (5) años adicionales, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

6.2.4 Clientes

 

La información de los clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el cliente y particularmente para:

  • Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
  • Permitir la ejecución del objeto social contratado.
  • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
  • Atender posventas.
  • Realizar los registros contables que obliga la ley.
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.
  • Datos sensibles como la huella, será n tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
  • Realizar evaluación a la calidad de los servicios o encuestas de satisfacción.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Clientes.
  • Informar sobre el vencimiento y renovación de pólizas por parte de compañías aliadas a Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Realizar invitaciones a eventos programados por la organización, campañas de fábrica o campañas comerciales.
  • Adelantar actividades de marketing y/o publicidad.
  • Adelantar procesos de gestión de crédito con las financieras aliadas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la consecución de estos.
  • Asesoría financiera para la estructuración de crédito para vehículo.
  • En caso del uso de la imagen personal del diente por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS para fines comerciales, publicitarios o de marketing; será tratada solamente con la previa, voluntaria y consensuada autorización del cliente.
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida nacionalmente con terceros. de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS y el cumplimiento del objeto contratado.
  • La información en general del cliente podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los clientes para dar cumplimiento a algún propósito legal. o con empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la promoción o prestación de servicios afines a la organización.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los clientes, la información personal será conservada por el tiempo que se celebren contratos entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el cliente, y cinco (5) años más, atendiendo al interés que manifieste la persona en los productos o servicios ofertados por Carmax H Ariza & CIA SAS independiente de las circunstancias legales o contractuales.

6.2.5 Potenciales Clientes (Prospectos)

 

La información de los potenciales clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de promover la consolidación de una relación comercial entre el potencial cliente y Carmax H Ariza & CIA SAS y particularmente para:

  • Presentar el portafolio de la organización y/o cotizaciones de productos de interés.
  • Atender inquietudes o preguntas que sean manifestadas por el potencial cliente.
  • Efectuar pruebas de ruta.
  • Desarrollar la etapa de negociación precontractual, para consolidar la relación comercial entre el potencial cliente y la organización.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Clientes.
  • Informar sobre el vencimiento y renovación de pólizas por parte de compañías aliadas a Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Realizar invitaciones a eventos programados por la organización, campañas de fábrica o campañas comerciales.
  • Adelantar actividades de marketing y/o publicidad.
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS. y el cumplimiento del objeto contratado.
  • La información en general del cliente potencial podrá ser transferida nacionalmente con terceros, empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la promoción de servicios afines a la organización.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los potenciales clientes, la información personal será conservada por el tiempo de un (1) año más, contado a partir del momento que el potencial cliente haya realizado su última manifestación de interés en los productos o servicios ofertados por Carmax H Ariza & CIA SAS considerando además las circunstancias legales o contractuales hagan necesario el tratamiento por un término adicional.

6.2.6 Visitantes

 

La información de los visitantes será tratada con la finalidad de realizar las actividades de administración y control de ingreso y salida a las instalaciones físicas de la empresa, y particularmente para:

  • Promover la seguridad de los espacios vigilados.
  • Permitir el ingreso únicamente a personas que cuentan con la autorización de ingreso por parte de la persona a quién visitan.
  • Compartir con terceros en caso de emergencia.
  • Compartir con terceros en caso de que una autoridad competente por realización de investigaciones policivas o motivos de seguridad lo requiera.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los visitantes, la información personal será conservada por quince (15) días contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

7. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

 

7.1 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL

 

Carmax H Ariza & CIA SAS puede transmitir o transferir información personal con terceros externos a la organización ubicados en el territorio nacional, sean estos autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal); empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS; terceros participantes en procedimientos  legales,  contadores,  auditores,  abogados  y  otros  asesores  y representantes, cuya función sea necesaria para: al cumplir con las leyes vigentes; b) atender procesos jurídicos; el responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; d) recibir asesoría profesional o especializada; e) proteger las operaciones de la organización.

Carmax H Ariza & CIA SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros Encargados de la organización conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social de Carmax H Ariza & CIA SAS y con la finalidad con la que fueron recolectados, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

8. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

8.1 DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Atendiendo a lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de hábeas data o protección de datos personales, el titular tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Carmax H Ariza & CIA SAS, en su condición de responsable del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Carmax H Ariza & CIA SAS, en su condición de responsable del tratamiento.
  • A recibir información por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

CARMAX H ARIZA & CIA SAS cuenta con una organización administrativa que le permite atender las solicitudes, consultas y reclamos en general que se presenten en torno al tratamiento de datos personales realizado al interior de la organización. Para lo anterior, se designa la persona o área encargada de llevar a cabo la función de protección de datos personales y el canal de atención, para que sea usado por los titulares para la presentación de Consultas y Reclamos:

  • Área designada para desempeñar la función de protección de datos: Atención al Cliente.
  • Canal de atención:  Comunicación escrita   al correo electrónico contacto@carmaxcolombia.com.co

8.2 CONSULTAS

 

Los titulares, así como cualquier persona legalmente autorizada, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de , Carmax H Ariza & CIA SAS En consecuencia, Carmax H Ariza & CIA SAS garantizará el derecho de consulta y acceso, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.3 RECLAMOS

 

Los titulares, así como  cualquier persona legalmente autorizada, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante Carmax H Ariza & CIA SAS, remitiéndolo a través del área designada para ejercer la función de protección de datos personales al interior de la organización.

Un Reclamo se podrá presentar de forma gratuita, previa acreditación de la identidad del titular, cualquier persona legalmente autorizada, representante o apoderado.

Los Reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Todo reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información, siguiendo lo indicado en el artículo 15 de la Ley 1581de 2012:

  • La identificación del titular.
  • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad del titular, cualquier persona legalmente autorizada, representante o apoderado.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • La dirección de notificación o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Los documentos que se quiera hacer valer.

En caso de presentarse un Reclamo incompleto, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, se solicitará la información faltante al interesado para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.

8.4 SUPRESIÓN DE DATOS

 

Los titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular.

La supresión de los datos personales no es un derecho absoluto y , Carmax H Ariza & CIA SAS como responsable del tratamiento puede negar su ejercicio cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de los datos represente un obstáculo para el ejercicio de actuaciones judiciales o administrativas.

8.5 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 

La revocación del consentimiento puede darse en dos modalidades; la primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que , Carmax H Ariza & CIA SAS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, es la revocación parcial del consentimiento,  la cual puede ocurrir sobre finalidades determinadas, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamientos de conformidad con la autorización otorgada por el titular.

8.6 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

 

La presentación de quejas para el ejercicio de sus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio solo será procedente una vez el interesado haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante, Carmax H Ariza & CIA SAS como Responsable.

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

 

CARMAX H ARIZA & CIA SAS como responsable del Tratamiento de datos, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

10. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

 

10.1. CONTROL ACCESO

 

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

10.2. VIDEO VIGILANCIA

 

La Entidad cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia.

11. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

 

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, CARMAX H ARIZA & CIA SAS registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, VIGENCIA, VERSIONES y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web www.carmaxcolombia.com.co

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.

Esta política tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento de la ciudadanía en general y usuarios de los servicios de la Entidad, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.

CARMAX H ARIZA & CIA SAS

Nit. 830.093.526-1

Politica de Tratamiento de Datos

1. INTRODUCCIÓN 

 

Carmax H Ariza & CIA SAS garantiza la protección de los derechos de Hábeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre, e imagen, y con tal propósito todas las actuaciones se regirán siempre por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

En ejercicio de sus funciones y actividades ocasionales o permanentes. Carmax H Ariza & CIA SAS puede actuar como Responsable del tratamiento de datos personales, por esta razón y para dar cumplimiento a la ley 1581 de 17 de Octubre de 2012 en consonancia con el Decretos Único 1074 de 2015, se expide la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual busca dar a conocer a los interesados los principios y directrices que guían el tratamiento de datos personales al interior de la organización, logrando de esta forma fortalecer la confianza en los titulares cuando aquellos entreguen sus datos personales a Carmax H Ariza & CIA SAS para su tratamiento.

La presente Política será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS NIT. 830.093.526-1, domiciliada en la ciudad de Bogotá, sede Principal: en la Av. Boyacá No 128ª -19 de la ciudad de Bogotá, Colombia, con teléfono (+57 316 470 3013) y correo electrónico: contacto@carmaxcolombia.com.co

2. OBJETO

 

La presente política de HABEAS DATA, tiene por objeto ser un documento de consulta y una herramienta de trabajo para todos los funcionarios y vinculados de la compañía, que permita conocer las políticas, procedimientos y controles para la administración del sistema de protección de datos personales, con el fin de que se mitiguen los diferentes factores de riesgo y consecuentemente la posibilidad de que se presenten fugas de información o acarrear sanciones  de parte de la superintendencia de industria y comercio.

3. RECEPTORES

 

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales.

La política está dirigida a que la ciudadanía en general tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a Carmax H Ariza & CIA SAS, cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas que de alguna forma tengan conocimiento por el hecho de administrar las Bases de Datos Personales que en el ejercicio de la Actividad económica que ejerce Carmax H Ariza & CIA SAS obtenga en desarrollo de las diferentes etapas de cada negociación.

4. ALCANCE

 

Obtener un procedimiento ideal  para dar solución a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, y demás personas que tengan interés en los datos entregados.

5. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

 

5.1 DATOS SENSIBLES

 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

 Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso.
  4. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los

5.1.1 AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

 

  • En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, Carmax H Ariza & CIA SAS, implementará las medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información. Los datos sensibles tratados tienen como finalidad la identificación de las personas, la seguridad, el cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de los servicios ofrecidos.

5.2 TRATAMIENTODE DATOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

  • Cuando Carmax H Ariza & CIA SA realice el tratamiento de datos personales de menores de edad, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores, y solicitará las respectivas autorizaciones a los representantes o tutores de los menores, además de adecuar las medidas de seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad y reserva de sus datos personales.

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

 

6.1 TRATAMIENTO Y FINALIDADES A LAS QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

 

Carmax H Ariza & CIA SAS tiene presente que los datos personales son siempre de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, Carmax H Ariza & CIA SAS hace uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En todo caso, y para aquellos datos que no sean de naturaleza pública, los mismos solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite. Particularmente las finalidades para las que son empleados los datos al interior de Carmax H Ariza & CIA SAS.

6.2 SUJETOS SUSCEPTIBLES DEL TRATAMIENTO DE  DATOS PERSONALES

6.2.1 Trabajadores

 

La información de los trabajadores, incluida la de aquellos que participen en proceso de selección, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el trabajador o colaborador y particularmente para:

  • Administrar la relación laboral.
  • Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
  • Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
  • Emitir certificados laborales, y brindar referencias laborales a quien las solicite.
  • Realizar los registros contables que obliga la ley.
  • Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la organización.
  • Llevar registro de participación en capacitaciones.
  • Contactar a familiares en casos de emergencia, o para el desarrollo del proceso de inducción a la organización.
  • Datos de especial cuidado, como los pertenecientes a los hijos de los trabajadores, solo serán tratados con la finalidad de realizar las diferentes afiliaciones propias del proceso de selección, y permitir su participación en eventos de bienestar.
  • Datos personales como la imagen, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos, así como registrar la realización de reuniones, talleres o eventos y ser publicada en la página web de la empresa y/o sus redes sociales.
  • Datos personales como la voz, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de reuniones, talleres o eventos.
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de controlar el ingreso y salida de las instalaciones de la organización, así como para acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
  • La información en general del trabajador podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS
  • La información en general del trabajador podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los trabajadores para dar 
  • cumplimiento a algún propósito legal, o con empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la participación en beneficios.
  • La información en general del trabajador podrá ser transmitida internacionalmente, con el único propósito de la que la información personal del titular sea almacenada en servidores externos a la organización, los cuales se encuentren ubicados fuera del territorio nacional. 
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad

6.2.2 Participantes en proceso de selección o aspirantes

 

La información de los aspirantes será tratada con la finalidad de seleccionar personal para la organización y finalmente concretar una relación laboral entre el aspirante y Carmax H Ariza & CIA SAS y particularmente para:

  • Permitir el desarrollo de los procesos de selección de la organización.
  • Hacer exámenes médicos de ingreso.
  • Participar en las pruebas psicotécnicas, psicofísicas.
  • Realizar rectificación de referencias. estudio de seguridad y visita domiciliaria.
  • Contactar al participante e informarle de la oferta laboral propia del proceso de selección al cual haya aplicado el aspirante.
  • La información en general del aspirante podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS
  • La información en general del aspirante podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los aspirantes para dar cumplimiento a algún propósito legal, o con empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la participación en beneficios.

Para el caso de los aspirantes, la información personal será conservada por el término de seis (6) meses, contado a partir del momento que el aspirante haya finalizado su participación en el proceso de selección al cual aplicó, considerando además las circunstancias legales o contractuales que pudieran hacer necesario el tratamiento por un término adicional.

6.2.3 Proveedores y Contratistas

 

Lo información de los proveedores o contratistas personas naturales, será trotado con la finalidad de administrar lo relación contractual entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el proveedor, y particularmente para:

  • Verificar la idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, y/o sus trabajadores.
  • Permitir la perfección de la relación contractual que lo vínculo con Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Formalizar y cumplir con lo documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas.
  • Cumplir las obligaciones a cargo de lo organización, determinadas por lo ley o que hayan sido impartidos por autoridades competentes.
  • Permitir lo ejecución del objeto social contratado.
  • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
  • Requerir en caso de aclaraciones o garantías.
  • Realizar los registros contables que obliga la ley.
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.
  • Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Proveedores y Contratistas.
  • Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
  • La información en general del proveedor podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS
  • La información en general del proveedor podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los proveedores para dar cumplimiento a algún propósito legal.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
  • En caso en que Carmax H Ariza & CIA SAS requiera realizar tratamiento de datos personales a través de video o grabación para dar continuidad con los tramites de vehículos usados, es particularmente para:   
  • Captar, tomar, almacenar y usar imágenes tales como el documento de identidad que se exhibe a la cámara, fotografías personales como la que se encuentra en la cédula de ciudadanía, la huella digital que se encuentra en el documento de identidad, video y la grabación del titular de la información.
  • Captar, tomar, almacenar y usar videos, grabaciones, imágenes o fotografías del vehículo usado, que pretende adquirir Carmax H Ariza & CIA SAS., como constancia del estado físico y mecánico, así como la entrega del automotor.
  • Captar, tomar, almacenar y usar la imagen o fotografía de la firma personal enviada a Carmax H Ariza & CIA SAS a través de cualquier documento en formato PDF o JPG o cualquier otro formato que esté vinculada o relacionada con la compra del vehículo usado.

Para el caso de los proveedores o contratistas, la información personal será conservada por el tiempo que se encuentren vigentes los contratos celebrados entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el proveedor, más cinco (5) años adicionales, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

6.2.4 Clientes

 

La información de los clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el cliente y particularmente para:

  • Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
  • Permitir la ejecución del objeto social contratado.
  • Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
  • Atender posventas.
  • Realizar los registros contables que obliga la ley.
  • Realizar los reportes y/o consultas que exige la ley para prevenir la financiación del terrorismo y el lavado de activos.
  • Datos sensibles como la huella, será n tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
  • Realizar evaluación a la calidad de los servicios o encuestas de satisfacción.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Clientes.
  • Informar sobre el vencimiento y renovación de pólizas por parte de compañías aliadas a Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Realizar invitaciones a eventos programados por la organización, campañas de fábrica o campañas comerciales.
  • Adelantar actividades de marketing y/o publicidad.
  • Adelantar procesos de gestión de crédito con las financieras aliadas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la consecución de estos.
  • Asesoría financiera para la estructuración de crédito para vehículo.
  • En caso del uso de la imagen personal del diente por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS para fines comerciales, publicitarios o de marketing; será tratada solamente con la previa, voluntaria y consensuada autorización del cliente.
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida nacionalmente con terceros. de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS y el cumplimiento del objeto contratado.
  • La información en general del cliente podrá ser transferida nacionalmente con terceros, organismos de control o de carácter público, que requieran la información personal de los clientes para dar cumplimiento a algún propósito legal. o con empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la promoción o prestación de servicios afines a la organización.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los clientes, la información personal será conservada por el tiempo que se celebren contratos entre Carmax H Ariza & CIA SAS y el cliente, y cinco (5) años más, atendiendo al interés que manifieste la persona en los productos o servicios ofertados por Carmax H Ariza & CIA SAS independiente de las circunstancias legales o contractuales.

6.2.5 Potenciales Clientes (Prospectos)

 

La información de los potenciales clientes personas naturales, será tratada con la finalidad de promover la consolidación de una relación comercial entre el potencial cliente y Carmax H Ariza & CIA SAS y particularmente para:

  • Presentar el portafolio de la organización y/o cotizaciones de productos de interés.
  • Atender inquietudes o preguntas que sean manifestadas por el potencial cliente.
  • Efectuar pruebas de ruta.
  • Desarrollar la etapa de negociación precontractual, para consolidar la relación comercial entre el potencial cliente y la organización.
  • Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Clientes.
  • Informar sobre el vencimiento y renovación de pólizas por parte de compañías aliadas a Carmax H Ariza & CIA SAS
  • Realizar invitaciones a eventos programados por la organización, campañas de fábrica o campañas comerciales.
  • Adelantar actividades de marketing y/o publicidad.
  • La información en general del cliente podrá ser transmitida nacionalmente con terceros, de quienes su participación, asesoría o consultoría resulte necesaria o conveniente para los procesos corporativos de Carmax H Ariza & CIA SAS. y el cumplimiento del objeto contratado.
  • La información en general del cliente potencial podrá ser transferida nacionalmente con terceros, empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS para la realización de procesos administrativos o la promoción de servicios afines a la organización.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los potenciales clientes, la información personal será conservada por el tiempo de un (1) año más, contado a partir del momento que el potencial cliente haya realizado su última manifestación de interés en los productos o servicios ofertados por Carmax H Ariza & CIA SAS considerando además las circunstancias legales o contractuales hagan necesario el tratamiento por un término adicional.

6.2.6 Visitantes

 

La información de los visitantes será tratada con la finalidad de realizar las actividades de administración y control de ingreso y salida a las instalaciones físicas de la empresa, y particularmente para:

  • Promover la seguridad de los espacios vigilados.
  • Permitir el ingreso únicamente a personas que cuentan con la autorización de ingreso por parte de la persona a quién visitan.
  • Compartir con terceros en caso de emergencia.
  • Compartir con terceros en caso de que una autoridad competente por realización de investigaciones policivas o motivos de seguridad lo requiera.
  • Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.

Para el caso de los visitantes, la información personal será conservada por quince (15) días contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.

7. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

 

7.1 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN NACIONAL

 

Carmax H Ariza & CIA SAS puede transmitir o transferir información personal con terceros externos a la organización ubicados en el territorio nacional, sean estos autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal); empresas aliadas estratégicas de Carmax H Ariza & CIA SAS; terceros participantes en procedimientos  legales,  contadores,  auditores,  abogados  y  otros  asesores  y representantes, cuya función sea necesaria para: al cumplir con las leyes vigentes; b) atender procesos jurídicos; el responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; d) recibir asesoría profesional o especializada; e) proteger las operaciones de la organización.

Carmax H Ariza & CIA SAS tomará las medidas necesarias para que los terceros Encargados de la organización conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social de Carmax H Ariza & CIA SAS y con la finalidad con la que fueron recolectados, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

8. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

 

8.1 DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Atendiendo a lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de hábeas data o protección de datos personales, el titular tiene los siguientes derechos:

  • Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Carmax H Ariza & CIA SAS, en su condición de responsable del tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Carmax H Ariza & CIA SAS, en su condición de responsable del tratamiento.
  • A recibir información por parte de Carmax H Ariza & CIA SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
  • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

CARMAX H ARIZA & CIA SAS cuenta con una organización administrativa que le permite atender las solicitudes, consultas y reclamos en general que se presenten en torno al tratamiento de datos personales realizado al interior de la organización. Para lo anterior, se designa la persona o área encargada de llevar a cabo la función de protección de datos personales y el canal de atención, para que sea usado por los titulares para la presentación de Consultas y Reclamos:

  • Área designada para desempeñar la función de protección de datos: Atención al Cliente.
  • Canal de atención:  Comunicación escrita   al correo electrónico contacto@carmaxcolombia.com.co

8.2 CONSULTAS

 

Los titulares, así como cualquier persona legalmente autorizada, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de , Carmax H Ariza & CIA SAS En consecuencia, Carmax H Ariza & CIA SAS garantizará el derecho de consulta y acceso, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

8.3 RECLAMOS

 

Los titulares, así como  cualquier persona legalmente autorizada, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante Carmax H Ariza & CIA SAS, remitiéndolo a través del área designada para ejercer la función de protección de datos personales al interior de la organización.

Un Reclamo se podrá presentar de forma gratuita, previa acreditación de la identidad del titular, cualquier persona legalmente autorizada, representante o apoderado.

Los Reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Todo reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información, siguiendo lo indicado en el artículo 15 de la Ley 1581de 2012:

  • La identificación del titular.
  • Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad del titular, cualquier persona legalmente autorizada, representante o apoderado.
  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  • La dirección de notificación o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Los documentos que se quiera hacer valer.

En caso de presentarse un Reclamo incompleto, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, se solicitará la información faltante al interesado para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.

8.4 SUPRESIÓN DE DATOS

 

Los titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular.

La supresión de los datos personales no es un derecho absoluto y , Carmax H Ariza & CIA SAS como responsable del tratamiento puede negar su ejercicio cuando:

  • El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  • La eliminación de los datos represente un obstáculo para el ejercicio de actuaciones judiciales o administrativas.

8.5 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 

La revocación del consentimiento puede darse en dos modalidades; la primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que , Carmax H Ariza & CIA SAS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, es la revocación parcial del consentimiento,  la cual puede ocurrir sobre finalidades determinadas, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamientos de conformidad con la autorización otorgada por el titular.

8.6 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

 

La presentación de quejas para el ejercicio de sus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio solo será procedente una vez el interesado haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante, Carmax H Ariza & CIA SAS como Responsable.

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

 

CARMAX H ARIZA & CIA SAS como responsable del Tratamiento de datos, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los

10. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

 

10.1. CONTROL ACCESO

 

Las áreas donde se ejecutan procesos relacionados con información confidencial o restringida deben contar con controles de acceso que sólo permitan el ingreso a los colaboradores autorizados y que permita guardar la trazabilidad de los ingresos y salidas.

10.2. VIDEO VIGILANCIA

 

La Entidad cuenta con cámaras de video vigilancia que tienen como finalidad dar cumplimiento a las políticas de seguridad física, cumpliendo con los parámetros establecidos en la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia.

11. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

 

De conformidad con el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, CARMAX H ARIZA & CIA SAS registrará sus bases de datos junto con la presente política de tratamiento de Datos Personales, VIGENCIA, VERSIONES y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de su firma y complementa las políticas asociadas, con vigencia indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web www.carmaxcolombia.com.co

Para los titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de avisos abiertos en la sede principal de la empresa.

Esta política tendrá una versión resumida, puesta en conocimiento de la ciudadanía en general y usuarios de los servicios de la Entidad, en cumplimiento de lo señalado en la Ley 1582 de 2012, decretos reglamentarios y demás normas concordantes y vigentes.

CARMAX H ARIZA & CIA SAS

Nit. 830.093.526-1